Cara Mengurangi Biaya Pengiriman Cargo Udara untuk Bisnis
Jakarta – Pengiriman cargo udara membantu bisnis mengirim barang dengan waktu transit yang cepat. Layanan ini cocok untuk produk, spare part, dokumen, hingga kebutuhan operasional perusahaan.
Namun, kecepatan pengiriman biasanya membutuhkan biaya lebih besar. Karena itu, perusahaan perlu mengatur proses pengiriman dengan cermat agar biaya logistik tetap efisien.
Berikut Beberapa Faktor Yang Mempengaruhi Ongkos Kirim :
1. Pahami Perhitungan Biaya Cargo Udara
Langkah pertama untuk menghemat biaya adalah memahami cara perhitungannya.
Dalam pengiriman udara, perusahaan biasanya perlu membandingkan berat aktual dengan berat volumetrik. Penyedia cargo kemudian menggunakan berat yang lebih tinggi sebagai chargeable weight.
Sebagai contoh, sebuah barang memiliki berat aktual 20 kg. Setelah perusahaan menghitung dimensinya, berat volumetrik mencapai 35 kg. Dalam kondisi tersebut, biaya dapat mengacu pada 35 kg.
Artinya, barang ringan dengan ukuran besar tetap dapat menghasilkan ongkos kirim yang tinggi.
Contoh Perhitungan Berat Volumetrik
Misalnya, satu koli memiliki ukuran:
100 × 60 × 50 cm
Dengan faktor 6.000, perhitungannya menjadi:
100 × 60 × 50 ÷ 6.000 = 50 kg
Jika berat aktual hanya 30 kg, maka berat volumetrik lebih tinggi. Karena itu, chargeable weight dapat menggunakan 50 kg.
IATA juga menggunakan konsep volume weight dalam perhitungan cargo udara. Namun, perusahaan tetap perlu mengecek aturan carrier karena beberapa layanan dapat menggunakan ketentuan berbeda.
2. Gunakan Kemasan yang Sesuai Ukuran Barang
Ukuran kemasan dapat memengaruhi biaya pengiriman cargo udara.
Bayangkan sebuah produk hanya membutuhkan box berukuran 50 × 40 × 30 cm. Jika perusahaan memilih box berukuran 70 × 60 × 50 cm, ruang kosong akan bertambah.
Akibatnya, berat volumetrik juga dapat meningkat.
Karena itu, pilih kardus atau kemasan yang sesuai dengan ukuran produk. Sisakan ruang secukupnya untuk material pelindung.
Dengan cara tersebut, perusahaan dapat menjaga keamanan barang tanpa menambah volume secara berlebihan.
3. Kurangi Ruang Kosong di Dalam Kemasan
Ruang kosong dapat membuat ukuran paket menjadi lebih besar. Kondisi ini tentu kurang menguntungkan ketika penyedia cargo menghitung berat volumetrik.
Untuk mengatasinya, perusahaan dapat menggunakan:
- Kardus dengan ukuran yang lebih presisi
- Bubble wrap sesuai kebutuhan
- Foam dengan ketebalan yang tepat
- Inner box yang lebih ringkas
- Material pelindung yang ringan
- Kemasan yang dapat menyesuaikan bentuk produk
Selain itu, tim packing perlu mengatur posisi barang dengan baik. Penataan yang tepat dapat membantu mengurangi ukuran kemasan tanpa mengorbankan keamanan produk.
4. Hitung Berat Cargo Sebelum Booking
Jangan menunggu sampai barang tiba di gudang cargo untuk menghitung berat.
Sebelum booking, ukur panjang, lebar, tinggi, dan berat setiap koli. Setelah itu, hitung berat aktual dan berat volumetriknya.
Langkah sederhana ini membantu perusahaan memperkirakan biaya sejak awal.
Misalnya, hasil pengukuran menunjukkan:
| Komponen | Hasil |
|---|---|
| Berat aktual | 30 kg |
| Berat volumetrik | 50 kg |
| Chargeable weight | 50 kg |
Dengan data tersebut, tim logistik dapat membuat estimasi biaya dengan lebih akurat.
5. Konsolidasikan Pengiriman
Bisnis yang sering mengirim barang dalam jumlah kecil dapat mempertimbangkan konsolidasi cargo.
Sebagai contoh, perusahaan mengirim lima shipment kecil dalam satu minggu. Jika jadwal dan tujuan memungkinkan, beberapa shipment dapat digabung menjadi satu pengiriman.
Konsolidasi membantu perusahaan menggunakan ruang cargo dengan lebih efisien. Strategi ini juga dapat mengurangi pengiriman terpisah yang kurang optimal.
Namun, jangan menggabungkan barang jika proses tersebut dapat mengganggu kebutuhan pelanggan. Waktu pengiriman tetap harus menjadi pertimbangan utama.
6. Bandingkan Total Biaya, Bukan Hanya Tarif per Kilogram
Tarif per kilogram memang penting. Akan tetapi, perusahaan tidak boleh berhenti pada angka tersebut.
Periksa juga komponen biaya lain, seperti:
- Minimum charge
- Fuel surcharge
- Handling
- Packing
- Administrasi
- Asuransi
Dengan demikian, perusahaan dapat melihat biaya sebenarnya dari setiap pilihan layanan.
Tarif yang lebih murah belum tentu menghasilkan total biaya paling rendah. Sebaliknya, layanan dengan tarif dasar sedikit lebih tinggi dapat memberikan biaya akhir yang lebih efisien jika memiliki komponen tambahan yang lebih rendah.
7. Pilih Layanan Sesuai Kebutuhan
Tidak semua barang membutuhkan layanan paling cepat.
Jika barang tidak harus sampai pada hari yang sama, perusahaan dapat mempertimbangkan layanan dengan jadwal yang lebih fleksibel.
Sebelum memilih layanan, perhatikan:
- Waktu transit
- Jadwal penerbangan
- Rute
- Kapasitas cargo
- Jumlah transit
- Batas waktu penerimaan barang
- Layanan pickup dan delivery
Dengan memilih layanan sesuai kebutuhan, bisnis dapat menghindari biaya tambahan yang sebenarnya tidak diperlukan.
8. Atur Jadwal Pengiriman
Pengiriman mendadak dapat membuat pilihan layanan menjadi lebih terbatas. Selain itu, tim logistik mungkin tidak memiliki cukup waktu untuk mencari opsi yang paling efisien.
Karena itu, buat jadwal pengiriman berdasarkan kebutuhan stok dan permintaan pelanggan.
Misalnya, perusahaan dapat membuat jadwal pengiriman mingguan untuk barang yang tidak mendesak. Sementara itu, barang yang membutuhkan pengiriman cepat dapat menggunakan layanan prioritas.
Pola tersebut membantu perusahaan mengontrol frekuensi shipment sekaligus menjaga kelancaran distribusi.
9. Evaluasi Ukuran Packaging Secara Berkala
Bisnis dengan volume pengiriman tinggi perlu mengevaluasi packaging secara rutin.
Misalnya, perusahaan mengirim 1.000 koli setiap bulan. Jika perusahaan berhasil mengurangi ukuran setiap box tanpa mengurangi perlindungan barang, penghematan ruang dapat menjadi signifikan.
Karena itu, evaluasi beberapa hal berikut:
- Panjang kemasan
- Lebar kemasan
- Tinggi kemasan
- Berat kemasan
- Ruang kosong
- Material pelindung
- Cara penyusunan barang
Perubahan kecil pada satu koli dapat memberikan dampak besar ketika perusahaan mengirim ribuan koli setiap bulan.
10. Gunakan Data untuk Mengontrol Biaya
Perusahaan perlu mencatat data pengiriman secara rutin. Data tersebut dapat membantu tim menemukan sumber pemborosan.
Beberapa data penting meliputi:
| Data | Fungsi |
|---|---|
| Berat aktual | Mengetahui berat fisik barang |
| Berat volumetrik | Menilai pengaruh ukuran kemasan |
| Chargeable weight | Mengetahui dasar perhitungan tarif |
| Jumlah koli | Mengukur volume shipment |
| Dimensi | Mengevaluasi ukuran packaging |
| Tarif per kg | Membandingkan layanan |
| Rute | Menilai efisiensi jalur pengiriman |
| Biaya tambahan | Mengetahui pengeluaran di luar freight |
Selanjutnya, bandingkan data tersebut setiap bulan.
Dari hasil evaluasi, perusahaan dapat mengetahui rute dengan biaya tinggi, kemasan yang terlalu besar, atau shipment yang terlalu sering.
11. Negosiasikan Tarif untuk Pengiriman Rutin
Bisnis dengan volume pengiriman yang konsisten dapat membahas harga khusus dengan penyedia cargo.
Sebelum melakukan negosiasi, siapkan data pengiriman selama beberapa bulan. Data tersebut dapat mencakup:
- Total kilogram per bulan
- Jumlah shipment
- Rute pengiriman
- Jenis barang
- Ukuran rata-rata koli
- Frekuensi pengiriman
- Perkiraan pertumbuhan volume
Dengan data yang jelas, perusahaan dapat membahas kebutuhan dan volume secara lebih terukur.
Selain tarif per kilogram, tanyakan juga kemungkinan harga khusus untuk pickup, handling, atau layanan tambahan.
Strategi Mengurangi Biaya Cargo Udara
Perusahaan dapat menerapkan beberapa langkah sederhana untuk mengontrol biaya cargo udara.
Pertama, ukur berat dan dimensi setiap barang.
Selanjutnya, hitung berat aktual dan berat volumetrik.
Kemudian, evaluasi ukuran kemasan dan kurangi ruang kosong.
Setelah itu, bandingkan tarif serta seluruh biaya tambahan.
Berikutnya, konsolidasikan shipment jika jadwal memungkinkan.
Terakhir, evaluasi biaya pengiriman setiap bulan.
Langkah tersebut membantu perusahaan menemukan sumber pemborosan secara lebih cepat.
Kesimpulan
Cara mengurangi biaya pengiriman cargo udara untuk bisnis tidak hanya bergantung pada pencarian tarif murah. Perusahaan juga perlu mengelola ukuran kemasan, berat volumetrik, jadwal, rute, dan frekuensi pengiriman.
Berat volumetrik menjadi salah satu faktor penting karena barang dengan bobot ringan dapat menggunakan ruang yang besar. Dalam kondisi tersebut, chargeable weight dapat lebih tinggi daripada berat aktual.
Karena itu, hitung biaya sebelum booking dan gunakan data pengiriman untuk melakukan evaluasi secara rutin.
Dengan perencanaan yang tepat, bisnis dapat menjaga kecepatan distribusi sekaligus mengendalikan biaya logistik.
